kenjezelf

Het gesprek

Alvorens het gesprek in te gaan om samen tot een goede oplossing te komen, heb je je voorbereid. Je hebt helder wat het probleem is, waarom dat een probleem is, wie de belanghebbenden zijn en wat hun belangen zijn, wat jij te bieden hebt, welke relatie in het geding is en wat het belang is van die relatie. Je hebt een strategie gekozen en je hebt bepaald wat je absoluut minimaal wilt bereiken. Je heb een oplossing voor ogen, liefst meerdere alternatieven, en staat open voor andere oplossingen. Nu wordt het tijd om in gesprek te gaan. Je bent namelijk heel goed voorbereid!

Het blijft spannend om op te komen voor je belangen. Emoties liggen op de loer; onbegrip van de ander kan leiden tot verdriet, boosheid of frustratie.

Hoe ga ik om met de stress in het proces?
Als de relatie goed is, dan kan je de emoties die je voelt benoemen. Zeg dat je het lastig vindt, dat het spannend voor je is, dat de reactie van de ander je teleurstelt. Als de relatie niet zo goed is, probeer dan je emoties buiten het gesprek te houden. Neem tijd om na te denken en richt je op de inhoud.

Blijf kalm
Spanning kan je in de weg zitten om goed scherp te zijn in het proces. Enkele tips:
– Let op je ademhaling, probeer niet te hoog te ademen maar met je buik
– Maak korte notities die je steun geven tijdens het gesprek
– Realiseer je dat jij er zit met goede intenties: er samen uitkomen

Over het voeren van een goed gesprek zijn vele boeken geschreven. We beperken ons hier tot enkele tips. Als je bij jezelf nagaat welk gesprek je als goed gesprek hebt ervaren, dan is het meestal zo dat een gesprek goed is als je serieus genomen wordt en als er goed naar je wordt geluisterd.

Op het moment dat je voor jouw belangen op wilt komen, heb je snel de neiging te gaan overtuigen en toch vooral duidelijk te maken waarom het van belang is dat jouw probleem wordt opgelost. Als je dat koppelt aan de kenmerken van een goed gesprek, dan is de kans helaas groot dat de ander dit helemaal niet als een goed gesprek ervaart. De andere partij gaat dan automatisch nadenken over waarom het toch niet zo is, wat de bezwaren zijn of hoe hij jouw argumenten kan weerleggen.

Een win-win gesprek vergt dus vooral een luisterende houding. En dat is een mentale keuze die je voorafgaand aan het gesprek al moet maken.

algemeen_luisterenLuisteren, vragen stellen en begrijpen
Als het onderwerp van gesprek benoemd is, stel dan vervolgens liefst open vragen. Een open vraag is het tegenovergestelde van een gesloten vraag. Een gesloten vraag kan je beantwoorden met ja of nee. Heeft u er over nagedacht? Is een gesloten vraag. De open vraag is in dit geval: Hoe denkt u er over? Of: wat heeft u hierover bedacht? Open vragen beginnen heel vaak met hoe of wat.

Als de ander spreekt, luister dan aandachtig. Maak zo nodig aantekeningen. En probeer samen te vatten wat de ander heeft gezegd. “Dus als ik het goed begrijp, dan zegt u ….”. Als je dat goed doet dan heeft de ander het idee dat jij hem goed hebt begrepen, dat je goed hebt geluisterd. En dat is belangrijk voor de verstandhoudingen.

algemeen_pratenSpreken en begrepen worden
Vervolgens is het jouw beurt om je standpunt, het probleem, jouw wensen duidelijk te maken. Maak duidelijk wat het probleem tot een probleem maakt. Vraag eventueel: hoe zou u mijn probleem in uw eigen woorden samenvatten?

Als die samenvatting klopt kan je verder. En zo niet, geef dan aan dat je je wellicht nog niet helemaal duidelijk hebt uitgedrukt en leg nog een keer uit wat het probleem is.

Eerst belangen, dan oplossingen
Als jullie elkaar begrijpen dan kan je benoemen dat je samen op zoek wilt naar een oplossing die voor beiden het beste is. Benoem de belangen die daarbij gediend worden, van de aanwezige partijen en eventueel anderen.

Van mogelijke oplossingen naar de meest geschikte oplossing
De volgende stap is het brainstormen over mogelijke oplossingen. Wat zou er allemaal kunnen? Probeer ze nog niet meteen te beoordelen, maar gewoon te noemen en op een rijtje te zetten. Als dat is gebeurd kan je per oplossing naar voor- en nadelen kijken. Dan blijven er een paar of misschien maar één over.

Onderhandelen is een vak op zich. Het beheersen van dat vak kan tot een net iets beter resultaat leiden. Vergis je echter niet in het belang van een goede relatie. De goodwill die je krijgt binnen een goede samenwerkingsrelatie kan je veel meer opleveren dan geraffineerd onderhandelen. Als de intentie is er samen uit te komen, dan komt het zelfs voor dat de één de ander meer tegemoet wil komen dan nodig, en de ander met minder genoegen neemt dan hem wordt aangeboden. Dan wordt er dus eigenlijk ‘omgekeerd onderhandeld’.

Helaas is het niet altijd zo dat de ander wil meewerken. Sommige mensen lijken maar bitter weinig te geven om het welbevinden van een ander, in dit geval van jou. Ze luisteren niet goed en weigeren spijkerhard om mee te werken.

Dit is bijzonder lastig. Je kan immers de ander niet dwingen. En het helpt niet om daarom maar op dezelfde manier te werk te gaan, dan wordt het hard tegen hard. Wat nu?

Als je echt merkt dat de ander niet openstaat voor gesprek, of eenzijdig onderhandelt, dan kan je het volgende proberen: ga onderhandelen over de manier waarop je wilt onderhandelen. Doe dat zonder de ander te beschuldigen of nog verder tegen je in het harnas te jagen. Dit zijn voorbeelden van uitspraken:

  • Het lijkt er op dat we wat meer tijd nodig hebben om een oplossing te vinden waar we beiden tevreden over zijn. Wanneer heeft u meer tijd?
  • Ik merk dat ik moe word. Kunnen we een andere keer zoeken naar een voor beiden gunstige oplossing?
  • Ik zou het heel fijn vinden als we een oplossing vinden die voor ons beiden acceptabel is; voor u is met name ……. van belang. Hoe kijkt u aan tegen mijn belang (of: mijn situatie)?
  • Ik begrijp dat u niet verder wilt praten, het is ook ingewikkeld. Ik had graag naar betere oplossingen gezocht. Kan dat een andere keer?

Afspraak is afspraak / vastleggen
Zodra je iets bent overeengekomen is het erg belangrijk dat samen te vatten en vast te leggen. In de meeste gevallen is het belangrijk dat schriftelijk te doen. Dat kan een email zijn met de afspraken op een rijtje, die door de ander bevestigd wordt, of een contract met handtekeningen.

Er kunnen later immers problemen ontstaan als afspraken niet worden vastgelegd. Er ontstaan dan vervelende discussies over hoe het gesprek achteraf geïnterpreteerd had moeten worden. Ook kan de persoon met wie de afspraak is gemaakt van baan veranderen en dan moet zijn opvolger de afspraken gaan nakomen.

Als de ander zegt: dat is niet nodig, zeg dan dat jij het wel nodig vindt, om discussie achteraf te voorkomen het resultaat van dit gesprek te borgen, het is toch immers naar ieders tevredenheid?

Als dat niet zo is, ga dan er voor zitten om te bepalen hoe het wel tot ieders tevredenheid kan worden opgelost. Beide partijen moeten zich vrij voelen om zich aan de afspraak te willen binden.

‘Niet’ is ‘nu nog niet’ / volhouden
Zolang je nog in gesprek bent en geen overeenkomst hebt, heb je nog geen resultaat, hooguit een ‘stand van zaken’. Wees daarmee niet ontevreden, het kan een stap zijn in de richting van een resultaat.

Je kan er voor kiezen het er voor nu bij te laten en er later op terug te komen.
Je kan er uiteindelijk op uitkomen, dat je moet constateren dat er geen goede oplossing te vinden is. Zie paragraaf Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Benoem dat en spreek af dat als er ideeën zijn hoe het alsnog kan, je opnieuw in gesprek gaat.

Geen resultaat, wel invloed? Alternatieven
Als je geen resultaat hebt bereikt met de ander, dan heb je nog steeds een probleem. Nu is het van belang je energie te richten op alternatieven. Hoe kan ik op een heel andere manier mijn probleem oplossen? Wie kan mij daar bij helpen? Hoe kan ik het nu aanpakken? Wat kan ik zelf doen?

Geen resultaat, geen invloed? Loslaten
Als je geen resultaat hebt bereikt met de ander, dan heb je nog steeds een probleem. Als er geen alternatieven zijn, dat blijf je dus met dat probleem zitten. Je hebt geen mogelijkheden meer. In dit geval moet je helaas je verlies nemen. Je hebt er alles aan gedaan, maar er is niets aan te veranderen. Je kan nu je energie het beste richten op het verwerken hiervan en het loslaten. Richt je vervolgens op positieve dingen, of op zaken die je wel kan beïnvloeden. Lees ook hoe ga ik om met conflicten.

Wat als ik niet krijg waar ik recht op heb?
Als je constructief in gesprek bent gegaan, maar de ander was je niet ter wille, dan is dat heel jammer. Het kan echter gaan om iets waar je wettelijk gezien recht op hebt.